L'esperienza utente come strumento per migliorare la progettazione degli eventi

L'organizzazione di eventi e l’eXperience Design sono due realtà che possono sembrare distinte tra loro ma in realtà fanno tutti parte della stessa medaglia.

Se da un lato cerchiamo di essere efficienti per massimizzare il risultato, cerchiamo anche di lasciare all’utente un’esperienza che sia complessivamente emozionante, soddisfacente e duratura, dall’acquisto del biglietto o iscrizione, fino al completamento della performance.

L'experience design e l’organizzazione eventi condividono alcuni principi processuali come

1. Comprensione dell'utente/partecipante: è fondamentale comprendere le esigenze, i desideri e le aspettative degli utenti o dei partecipanti agli eventi. Questo consente di progettare un'esperienza che sia in linea con le loro preferenze e che soddisfi le loro necessità.

2. Flusso e struttura dell'esperienza: nell'UX design, si lavora molto sul flusso dell'esperienza dell'utente attraverso un prodotto o un servizio. Analogamente, nell'organizzazione di eventi, è importante progettare un flusso e una struttura dell'esperienza che guidino i partecipanti attraverso le varie attività in modo coerente e coinvolgente.

3. Testing e iterazione: anche nell’organizzazione è utile testare e iterare l'esperienza degli eventi per identificare e risolvere eventuali problemi o inefficienze. Questo può essere fatto attraverso prove pilota, feedback dei partecipanti e analisi post-evento.

4. Emozioni ed esperienze memorabili: in entrambi gli abiti si cerca di suscitare emozioni positive, creando momenti emozionanti e memorabili che lascino un'impressione duratura sui partecipanti.

Questi principi, condivisi da entrambe le discipline, permettono una miglior progettazione ed esecuzione degli eventi, rendendoli più coinvolgenti ed efficaci.

La gestione dei flussi di persone e azioni sono aspetti cruciali per entrambi, perché:

1. Layout e design dello spazio fisico: come nell'UX design, dove l'architettura delle informazioni e il layout dell'interfaccia sono fondamentali, anche nell'organizzazione di eventi, il design dello spazio fisico gioca un ruolo cruciale nell'esperienza complessiva, facilitando la circolazione delle persone, creando punti focali e favorendo l'interazione tra i partecipanti.
   

2. Segnaletica e indicazioni: punti cardine dell’UX design sono le indicazioni chiare e precise per guidare gli utenti attraverso un'interfaccia. Nell'organizzazione di eventi, tale attenzione assume maggior rilievo considerando che indicazioni mirate e visivamente accattivanti non solo guidano il partecipante lungo il percorso, ma riducono le domande superflue, fanno risparmiare tempo e prevengono eventuali danni e rischi (es. percorso di una maratona, distribuzione cibo e bevande…) snellendo anche le procedure e riducendo il carico di lavoro dello staff che viene meno interrotto.
   

3. Gestione dei flussi di persone: cruciale per garantire che l'evento sia sicuro, ordinato ed efficiente, può includere la pianificazione di percorsi di circolazione chiari, la gestione delle code, la distribuzione strategica delle aree di interesse e la prevenzione di sovraffollamento in determinate aree. Pensate ad un evento con qualche centinaio di persone: richiede uno staff affiatato e coordinato, per non creare inutili lungaggini ed intoppi, soprattutto se le persone che lavorano si conoscono "sul posto" (i.e. catering, conferenze e congressi...) e che, quindi, non sono abituati a collaborare tra di loro. In questo caso la definizione di ruoli e l'assegnazione di incarichi ben precisi e logici è l'unico modo per garantirne il successo.
   

4. Punti di contatto e interazione: la progettazione di tali punti creano aree di interazione o punti focali che incoraggino l'engagement e facilitino lo scambio di informazioni o esperienze tra i partecipanti, così come nelle esperienze on-line.
   

5. Feedback e miglioramento continuo: come dovrebbe essere fatto per ogni attività che compiamo, è importante raccogliere feedback per migliorare gli eventi futuri, in un’ottica di iterazione e ottimizzazione.

Alla luce di queste considerazioni possiamo affermare che l’esperienza utente vissuta durante eventi fisici segue le stesse regole e principi dell’esperienza digitale, migliorando non solo l’efficienza e l’emozione vissuta, ma prevenendo intoppi e rischi che potrebbero trasformare l’evento in un incubo. Ecco perché porre al centro delle nostre decisioni l’utente, a prescindere dalle sue caratteristiche, rimane un principio vincitore nella progettazione di prodotti e servizi, così come di eventi.