UN PASTICCIO DI EMAIL!

PARTE 3

Possiamo controllare come scriviamo una email, il perchè lo facciamo e come lo facciamo; quello che non possiamo controllare è la nostra reazione istintiva al ricevere una determinata comunicazione. E’ istintiva, quindi priva di logica. Per questo ci possiamo mettere nei guai molto facilmente.

Sia che si tratti di un giorno molto impegnativo, che il bambino ci abbia tenuto svegli tutta la notte o semplicemente l’email che riceviamo sia una vera e propria scocciatura… capita molte volte che dopo aver cliccato sul bottone INVIA del nostro programma di posta elettronica ci pentiamo del crimine appena commesso e ci malediciamo per aver scritto determinate frasi.

Google Mail, negli ultimi anni, ha saggiamente inserito la possibilità di annullare la spedizione delle email entro pochi secondi dall’invio, salvando, così, tanti rapporti (e posti) di lavoro. E', di fatti, un classico pentirsi delle proprie azioni, appena dopo averle commesse! Come se fino al microsecondo prima il nostro cervello fosse avvolto da foschia e spingendo un piccolo tasto la nebbia si diradasse all'improvviso.

Ma se non usassimo Google e la nostra casella email non lo prevedesse? Se ci servisse più tempo per “riflettere”?

Non dobbiamo aspettare sempre grandi colossi per prevenire spiacevoli incidenti: possiamo utilizzare anche noi un po’ di astuzia.

Il trucchetto più usato è quello ovviamente di scrivere la propria missiva in un file di testo a parte e copiarla solo in un secondo momento, quando si è sicuri di quello che si sta facendo. Molti programmi di scrittura offrono una correzione ortografica e lessicale che si rivela ottima per ridurre le possibilità d’errore in termini di contenuto.

Scrivere una email su file separato, ci aiuta anche a lasciar sedimentare le parole, prendersi una pausa e riflettere su quanto scritto. Se lo desideriamo, possiamo anche chiedere la revisione del testo da qualche nostro collega o persona fidata: altri due occhi possono farci scoprire errori che per noi sono magari normalità.

Le email scritte di getto, quasi sempre contengono delle insidie: risposte troppo istintive possono apparire più che giuste e motivate al momento, ma rilette dopo qualche ora possono anche visualizzare uno scenario ben differente (e spesso pauroso). Passata la collera o la stanchezza, o venuti a conoscenza di informazioni nuove, quello che è stato scritto diventa inappropriato. A volte anche dannoso.

Quando riceviamo comunicazioni che ci scuotono o dobbiamo inviare messaggi che “ci pesano” è sempre meglio scriverli di getto sì (se ci aiuta a sfogarci anche), MA su un file separato, senza correre il rischio di inviarli per sbaglio. Andiamo poi a fare un giro, beviamoci un caffè o facciamo due chiacchiere con i nostri colleghi... Stacchiamo la spina e concentriamoci su altro: quando torneremo a leggere quanto scritto, gli errori (e non solo quelli grammaticali) torneranno a noi con facilità.

Nel momento in cui riceviamo una mail che ci tocca qualche nervo scoperto sarebbe opportuno avere anche la cautela di accorgerci dell’emozione che stiamo vivendo e, quindi, riconoscere che potremmo essere troppo emotivi nell’ elaborazione del nostro comunicato. Dovremmo essere, anche qui, sinceri almeno con noi stessi.

Quando sentiamo di essere sopraffatti da una qualsiasi emozione, dovremmo imporci come regola fissa quella dei 10 minuti: scrivo su foglio a parte, lascio lì e faccio altro, rileggo.

E’ di prassi per molte persone, soprattutto con i contatti nuovi, inserire subito l’indirizzo email del ricevente nella testata e poi iniziare a comporre il testo. L’indirizzo email andrebbe inserito per ultimo, una volta che siamo sicuri delle nostre affermazioni, preservandoci da invii involontari o incompleti, obbligandoci a riflettere di nuovo.

Se abbiamo paura di dimenticarci dell’indirizzo mail perchè l’abbiamo copiato magari da un’altra pagina web, possiamo incollarlo all’inizio del testo, nel corpo dell’email, e riportarlo nel campo apposito una volta terminato. Se ci dimentichiamo poi di cancellarlo dal corpo del testo poco importa: non è un gran danno.

Bisogna ora riconoscere che uffici e cariche differenti si trovano a dover fronteggiare mole di lavoro diverse e non sempre c’è tempo per fermarsi un attimo e pensare. O, almeno, così pare.

C’è però un vantaggio: spesso le email che riceviamo o mandiamo sono molto simili nei contenuti. Pertanto, quando abbiamo 5 minuti di tempo per fermarci e riflettere, possiamo accennare a una email-prototipo che possiamo andare a ripescare successivamente quando ne avremo bisogno. Se abbiamo già sviluppato una formula che funziona, perchè perdere altro tempo per cercare di ricrearne una molto simile? Soprattutto all’inizio del nostro percorso lavorativo dovremmo cercare d’investire un po’ di tempo nella formulazione di frasi e contenuti standard che un po’ a memoria, un po’ andandoli a recuperare da scritti già utilizzati, ci permettono di replicare velocemente testi validi ed efficaci, elaborati in periodi di calma e riflessione. Spendiamo un po’ di tempo all’inizio per vivere di rendita dopo, soprattutto nei momenti più impegnativi.

Detto questo, è bene ricordare che non per tutte le faccende l’email è il mezzo più giusto. Anche se il foglio ci offre una confortevole protezione, email troppo lunghe o complicate non vengono lette o, peggio, danno adito a fraintendimenti. In molte occasioni è più opportuno effettuare una chiamata via telefono o tramite piattaforme per conferenze multimediali (Skype, Zoom…), usando l’email solo come strumento di anticipazione dei contenuti.

Che sia a voce o scritta, la parola una volta detta non la si può ritirare. Usare dei banali trucchetti come inserire solo in un secondo momento l’indirizzo email, scrivere il testo prima in un programma di scrittura e poi copiarlo, chiedere la revisione di qualcuno, prendersi del tempo...ci possono aiutare a minimizzare grandi errori ma poi sta a noi essere sicuri di ciò che vogliamo comunicare ed essere pronti (nell’eventualità) a riparare ai nostri errori.

Guarda anche

COME SCRIVERE UN'EMAIL 1

COME SCRIVERE UN'EMAIL - Parte 2