COME SCRIVERE UN' EMAIL

- PARTE 2 -

4 Il contenuto

Ora che abbiamo stabilito le regole di base della nostra comunicazione, dobbiamo organizzare le idee riguardo a ciò che vogliamo dire.

Le regole principali di un buon comunicato sono

• brevità

• informazione

• completezza

• struttura

• correttezza grammaticale

Trattando qui principalmente di corrispondenza lavorativa, dobbiamo pensare che a noi (e quindi, anche agli altri) non piace ricevere papiri non necessari, fitti fitti e pieni di errori.

Fisicamente, la lettura su schermo è più faticosa di quella su carta: se comunichiamo anche in modo prolisso e confuso è molto probabile che il ricevente perda interesse nelle nostre parole e si ponga in modo avverso nei nostri confronti.

Bevi, precisi ma completi. Dobbiamo essere in grado di fornire le informazioni giuste, in modo completo ed esporle con filo logico, facilitando il lettore nella comprensione e guidandolo tra i contenuti.

E’ importante avere un occhio di riguardo per il ricevente e non fargli perdere tempo inutilmente. Nonostante questo, a volte capita però che siano necessari testi più lunghi ed articolati. In questo caso è una buona prassi riassumere gli argomenti in poche righe, magari aiutandoci con un elenco puntato, per fornire un’idea del contenuto e delle informazioni principali, e inviare in allegato il testo completo. Ricorrere all’invio di allegati si dimostra spesso un buon espediente per gli approfondimenti e la stampa su carta permette la consultazione delle informazioni in un secondo momento, anche in assenza di rete o scarsa ricezione.

Un testo ben strutturato e ben scritto, breve o lungo che sia, è sempre bello da leggere. Al contrario, uno scritto pieno di errori, confuso, senza un messaggio chiaro, anche se breve, mette in difficoltà il ricevente che dovrà affannarsi per capire cosa stiamo dicendo, rischiando di far naufragare i nostri sforzi. Testi mal strutturati e confusi, non forniscono una buona impressione di noi stessi e delle nostre capacità.

Un’altra buona pratica è quella di scrivere l’Oggetto della email che sia riassuntivo e anticipativo del contenuto. Riceviamo tante email ogni giorno: come facciamo a sapere quelle che meritano la nostra particolare attenzione o che dobbiamo leggere per prima? Come facciamo a recuperare quella in cui c’era un’ informazione importante?

Ricordiamoci che l’Oggetto e la nostra etichetta magica, la chiave per stimolare la curiosità dei destinatari, per classificare i contenuti e anticipare il messaggio.

5 Chi sono i nostri co-destinatari

Non si fa mai troppo caso a questo aspetto delle email, ma anche la scelta delle persone a cui decidiamo di inviare il messaggio influenza il tipo di comunicazione.

Ovviamente dobbiamo sapere con chi è giusto mettersi in contatto. Se dobbiamo sollecitare un mancato pagamento di fattura, l’indirizzo del supporto tecnico di un’azienda non sarà quello più indicato; se desideriamo, invece, ringraziare il fiorista per la bella composizione per la cena aziendale, recapitare il messaggio al fattorino è inutile. E, ancora, per far notare un’errore, meglio inviare lo scritto solo a chi interessato, senza mettere in copia tutto l’ufficio.

Quando inviamo una comunicazione all’esterno dell’azienda dobbiamo assicurarci che il ricevente (o i riceventi) siano quelli più appropriati: comunicare con la persona corretta è fondamentale per essere ascoltati. Non a tutti può interessare quello che abbiamo da dire.

In certi casi capita la necessità di rafforzare la propria autorità, soprattutto se non si ricoprono ruoli importanti. E’ per questo che spesso ci fa comodo inserire come Cc anche un nostro superiore, o comunque una figura con più autorità della nostra.

Usare Cc e Ccn non ha solo lo scopo di condividere più facilmente le stesse informazioni e mantenere aggiornati gli interessati sullo sviluppo di una situazione, ma ribadisce o chiarisce l’importanza stessa del messaggio. Se avanziamo una richiesta, scrivere da semplice segretaria o scrivere da segretaria e mettere in copia conoscenza un risaputo responsabile ci permette di richiamare la giusta attenzione che meritiamo. Al contrario, se un nostro cliente ci scrive per un problema e noi rispondiamo mettendo in copia una persona di più alto grado, percepirà il messaggio che alla sua richiesta stiamo dando valore e quindi si sentirà importante e, soprattutto, considerato.

Ovviamente, anche l’indirizzo email dei nostri superiori deve essere usato con una certa parsimonia e non diffuso indistintamente. E questo per almeno 3 motivi:

• non possiamo permettere che la casella di posta elettronica del nostro responsabile venga sommersa da email che non gli competono, richieste strambe e suggerimenti non desiderati, rischiando, inoltre, di offuscare le comunicazioni importanti;

• se utilizziamo spesso questo espediente, perde di significato:

• certi indirizzi email è giusto “che si facciano desiderare” e renderli disponibili sono per determinate cariche o questioni importanti. Fa parte del ruolo ricoperto: certe persone parlano solo con certe persone per dei motivi più che validi: ad esempio il manager di una multinazionale non può essere disturbato dal fattorino per la consegna di un pacco. Ci saranno altre persone più adeguate per queste incombenze. Non essere accessibili a tutti fa parte del ruolo ricoperto, della loro autorità e credibilità. Per contro, se con molta fatica riusciamo a farci dedicare 5 minuti da queste persone siamo sicuri di essere sulla strada giusta per una collaborazione interessante o che le nostre richieste vengano prese seriamente in considerazione. Quasi “una prova del 9”.

Se ci si attiene a questi piccoli e semplici accorgimenti, scrivere una buona email, sia che sia meramente informativa o di presentazione di un progetto importante, non è, tutto sommato, difficile. La vera sfida è nell'avere qualcosa di importante o interessante da dire, che meriti di essere ascoltato.

Guarda anche

COME SCRIVERE UN'EMAIL - Parte 1

EMAIL CHE PASTICCIO!